Kanban Board

Autor-Facts

NameNadine
PositionProjektmanagerin
26. Januar 2021

Das kann Kanban

Kanban. Das ist doch dieses Board. Benutzen wir jeden Tag. Also was zur Hölle soll dieser Artikel? Oder anders gefragt: Wie komplex kann Kartenschieben schon sein? Gar nicht. Aber genau darum geht es bei Kanban.

Kanban hat seine Wurzeln in Japan. Genauer gesagt, im japanischen Einzelhandel. Von dessen “On-Demand-System” ließ sich der Automobilhersteller Toyota in den späten 1940er Jahren inspirieren und übertrug es auf die eigenen Produktionsstätten. Die Idee: tatsächlich nur das zu produzieren, was vom Konsumenten gerade gebraucht wurde. Um vorhandene und benötigte Ressourcen in Echtzeit zu kommunizieren, wurden Karten – sogenannte Kanbans – als Tasks täglich zwischen den Teams herumgereicht und umgesetzt. Es bedeutete das Ende der stupiden Fließbandarbeit ohne Augenmerk auf die Bedürfnisse des Kunden.

Als Kopf und Gründungsvater des Toyota Produktionssystems gilt Taiichi Ohno. Seine Management-Methode JIT (“Just in Time”) bildet auch heute noch den Kern von Kanban.

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Kanban in a Nutshell

Ähnlich wie im “alten” Japan wird Kanban auch in der Gegenwart als Management-System von Teams genutzt. Klingt dröge, ist aber eigentlich ganz nett. Denn damals wie heute will Kanban vor allem eines: volle Transparenz schaffen und ein so flexibles wie effizientes Arbeiten ermöglichen. Dabei bildet Kanban stets nur das Hier und Jetzt ab. Rollen und Tasks können sich mit jedem Tag verändern. Wie die Welt um uns herum.

Doch was bedeutet “volle Transparenz” in der Praxis? Nichts anderes, als dass jeder im Team zu jeder Zeit sehen kann, wer an welchem Task arbeitet – und in welchem Status er sich befindet. Das beruhigt nicht nur die Chefetage (say who?), es hilft vor allem dem Team. Wir verstehen, welche Dinge uns in der Arbeit blockieren und wo es mögliche Bottlenecks gibt. Wir erkennen, ob sich die vorhandenen Ressourcen gut verteilen – oder jemand unsinnigerweise an fünf Dingen parallel arbeitet. Kurzum: Wir können schneller “Halt, Stop!” rufen und mit dem Finger darauf zeigen, bevor es uns zu bunt wird.

Kanbans Toolkit: Ich sehe was, was du siehst

“Mit dem Finger darauf zeigen” – genau darin liegt Kanbans großer Erfolg. Denn seine simple Darstellung ist mindestens so sympathisch wie sein Anspruch. Was als eklige Excel-Tabelle hätte enden können, ist ein Board mit Karten geworden, die man einfach verschiebt. Keine ewigen Listen. Kein Bullet-Point-Chaos.

  • Kanban Board

Das Kanban Board ist die Single Source of Truth der aktuellen Aufgabenverteilung eines Teams und in die verschiedenen Status (Achtung: Klugscheißer-Plural) unterteilt, die ein Task von Anfang bis Ende durchläuft. Ganz egal, ob ein Team auf ein physisches Board (Whiteboard, Fenster) oder ein digitales Board (Jira, Trello, …) zurückgreift.

Ein Kanban Board gliedert den Workflow in mindestens drei Spalten: To Do, In Progress und Done. Jeder Task oder jede Karte beginnt ihre “Reise” am sogenannten Commitment Point. Das ist der Punkt, an dem sie vom Backlog ins To Do wandert und sich ein Team auf ihre baldige Erledigung committet. Hat ein Team-Mitglied gerade Zeit, wird die Karte per “Pull-Prinzip” von links nach rechts bewegt – je nachdem, in welchem Status sie sich befindet. Erreicht die Karte das Ende oder den sogenannten Delivery Point, geht das Team über Los und zieht DM 4000 ein.

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  • Kanban Cards

Eine Karte ist ein Work-Item und kann praktisch alles sein. Ein Bug. Ein Konzept. Ein – Gott behüte – Refinement. Eben alles, woran ein Team gerade arbeitet. Klassische Elemente einer Karte reichen vom obligatorischen Titel bis hin zum Assignee. Auch hierbei gilt: Alle Infos, die für ein bestimmtes Team wichtig und richtig sind, können individuell hinzugefügt – oder im Umkehrschluss gnadenlos weggelassen werden.

Der Umfang einer Karte ist nicht in Stein gemeißelt. Er sollte aber klein genug sein, um sie in einer angemessenen Zeit zu erledigen – und groß genug, um nicht halbstündlich mit Karten-Schieben beschäftigt zu sein. Als Richtwert wird häufig eine Karten-Bewegung alle 1-2 Tage genannt. Ich wiederhole: Richtwert, keine Regel.

  • WIP-Limit

Der “Modern Way of Work” zeigt, dass Multitasking in die 90er gehört. Und dort auch bleiben sollte. Denn je fokussierter wir arbeiten, umso produktiver und stressfreier wird’s! Ein Win-win für Unternehmen und Mitarbeiter, um im öligen Business-Sprech zu bleiben.

Das hat auch Kanban erkannt – und schon früh das WIP-Limit (Work-in-Progress-Limit) eingeführt. Hierbei committet sich ein Team auf eine maximale Anzahl von Karten, die in einer Spalte bearbeitet werden. Eine grandiose Methode, um sich nicht zu verzetteln. Und ein noch besseres Argument, um einfach mal “Nein” zu sagen.

TIY – die Essenz von Kanban

Nach all dem Gelaber über Boards und Karten und WIPs seh ich die langen Gesichter. Und höre die lauten Gedanken: “Das macht für unser Team aber an der und der Stelle keinen Sinn”. Doch, werte Freunde des agilen Arbeitens, haltet ein: Alles Kan(ban), nix muss! Denn die einzige Regel bei Kanban ist, dass die Methode für’s Team funktioniert – und nicht das Team für Kanban. Deswegen auch Toolkit, nicht Bedienungsanleitung. TIY: Team it yourself! Oder stempelt es als völlig Banane ab.

Apropos völlig Banane: Team knusprig hat seinen speziellen Weg mit Kanban gefunden. Ein kleiner Exkurs aus der Praxis.

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So knusprig ist Kanban

Es gibt Teams, die brauchen Akribie. Und es gibt solche, die aus lauter autonomen Köpfen bestehen, welche bei zu vielen Vorgaben selbige in den Sand stecken. Zu letzteren zählt knusprig. Weshalb sich der Abschiedsschmerz von Scrum Anfang des Jahres in Grenzen hielt. Zu eingeschränkt, zu starr war das Gerüst. Zu minutiös die Planung. Die Freiheit hatte gefehlt.

Die Lösung? War eine ganz eigene. Das Pferd wurde von hinten aufgezäumt – man entschied sich für Kanban. Denn das Schöne bei Kanban ist, dass es keine Regeln gibt. Gepaart mit einer großen Wegwerf-Aktion, einigen verlorenen Scrum-Geistern und einer großen Prise Individualismus entstand so etwas ganz Neues: ein maßgeschneiderter Anzug auf den Namen knusprig.

Guckst Du: Das ein Board, Alter!

So gibt es heute ein knuspriges Board à la Kanban, welches neben den Klassikern To Do, In Progress und Done um die wohlklingenden Status Guckst Du und Guckst Du Live ergänzt wurde. Zusätzliche Swimlanes nach Epic-Zuordnung helfen für eine gute Übersicht. Ein WIP-Limit sucht man bei knusprig aber vergeblich. Hier waltet der gesunde Menschenverstand, nicht eine rote Zahl. Weil’s für’s Team aktuell so funktioniert.

Ohne Backlog und Commitment Point geht es aber nicht. Der PM genießt in diesem Fall das volle Vertrauen des Teams und entscheidet, was ins To Do kommt und was nicht. Allerdings steht er damit nicht alleine da. Denn die Tickets aka Karten werden vorher zusammen geplant und aufgesetzt. Und zwar in regelmäßigen dafür vorgesehenen Meetings. Ja, Sie hören recht: Auch Team knusprig kennt Routinen. Wie starr man diese einhält, ist eine andere Sache.

Iterationen – the knusprig way

  • Retro: 1x im Monat “Pflicht”, aber im Allgemeinen überflüssig. Offenes Reden geht im Team jederzeit, auch ohne extra Gefäß oder fest geplanten Zeitpunkt.
  • Review: Wird nur gemacht, wenn etwas für den Kunden fertig ist und den Stakeholdern präsentiert. Im Anschluss wird gemeinsam gecheckt, was als nächstes ansteht.
  • Refinement: Epics/Issues für das Planning werden vom PM & Team in Tickets übersetzt.
  • Planning: Tickets werden auf der teameigenen “Wall of Work” gemeinsam diskutiert, geschätzt, in kleinere Tasks unterteilt und in Ziele überführt.
  • Planning Poker: Hier werden die Tasks in Story Points geschätzt, allerdings nicht akribisch. Das Format dient eher als Wissensaustausch statt einer exakten Punkt-Vergabe. Story Point Velocity interessiert hier niemanden.
  • Umsetzung: Die Tasks werden als Tickets/Karten angelegt und der PM zieht die zu priorisierenden ins To Do, woraus sich das Team seine Karten eigenständig pickt. The rest is magic!

Kanban für jedermann?

Ja, Kanban ist tatsächlich für jedes Team geeignet. Aber es funktioniert eben nur dann, wenn es auf die Bedürfnisse des Teams angepasst ist. Denn der Knackpunkt bei Kanban liegt in der Zusammenarbeit. Wenn ein Kanban-Modell für das Team nicht stimmt, wird es nicht benutzt – und ohne Benutzung keine Transparenz, ergo keine Planbarkeit. Knusprig ist ein gutes Beispiel dafür, wie ein Team mit Herz und Verstand ein passendes Framework gestaltet. Die Krux liegt darin, das knusprige Framework nicht einfach zu übernehmen – sondern vielmehr ihren Mut zum Individualismus.

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