blog logo open space 2021

Autor-Facts

NameJulia
PositionProjektmanagerin
17. Oktober 2021

Open Space 2021

Sommer 2021: die Home Office Routine ist da, Verreisen nach wie vor schwierig und die Webteam-Mitglieder quer durch Deutschland verteilt. Da klingt es doch verlockend, sich entspannt auf die ganz persönliche Wissensinsel zurückzuziehen und dort den Kopf in den Sand zu stecken. Nichts da, jetzt ist Zeit für einen Tag Open Space!

Open Space – irgendwas mit NASA, oder?

Momentchen, das war outer space. Open Space beschreibt die Organisation eines Zusammentreffens von Leuten, in unserem Fall eben des Thomann Webteams. Das "open" bezieht sich hierbei auf die Agenda, die nämlich erst am Tag selbst durch alle Beteiligten festgelegt wird. Alles Weitere ist erst mal flexibel, es empfiehlt sich jedoch, zumindest für den Start einen Moderator zu bestimmen.

Genau das haben wir gemacht: Ralph, agiler Coach, Certified eigentlich-alles, hat das Event nicht nur geplant, sondern uns auch durch den Ablauf geführt.
Wochen vorher schon hatte er Teammitglieder massiert, drangsaliert und bestochen, um möglichst viele Themenvorschläge für den Tag zusammenzutragen, die dann kurz und knapp von jedem Teammitglied gepitched wurden. Generell sollten sich die Themen in den Sparten Tech, Produkt, Meta und Musik bewegen und dabei einen Time Slot zwischen 15 und 45 Minuten benötigen. Außerdem war auch das Format der Session von Bedeutung: wir hatten Austausche, Diskussionen, Präsentationen, Workshops und Vieles mehr am Start.
Da man bei knapp 50 Teilnehmern eine Menge Themenvorschläge bekommt, der Durchschnittstag aber nur 24 Stunden hat, haben wir unseren Open Space ganz Giga-Konferenz-like auf 3 Bühnen verteilt und außerdem ein paar Beiträge per Mehrheitsentscheid von der Agenda gekickt.
Und weil es ohne Twist ja irgendwie langweilig wäre und wir keinen Bock auf ein mega ausgetüfteltes Hygienekonzept 3000 hatten fand unser Open Space remote statt. Also: verschiedene Calls als Bühnen, ein Mural Board als Agenda und einen dedizierten Call als Aufenthaltsort zwischen Sessions.

Agenda steht, WLAN ist stabil, kann dann jetzt auch losgehen.

Vor und zwischen Sessions sind wir immer wieder in unser Google Meet eingekehrt. Für die einzelnen Vorträge wurde aber zu allerhand anderen Tools ausgeschwärmt: Discord, YouTube Livestreams, Zoom, Slack, Mural – alles, was das Remote-Talker-Herz begehrt.

Um zu veranschaulichen, wie so eine Session aussehen kann, gibt’s natürlich auch ein Beispiel: Julis K-Pop-Metal-Remix (sehr gut) in einer 45-minütigen Runde auf YouTube und Discord. Der aufmerksame Leser ahnt bereits: es ging um Song Mixing, Mastering und Sound Design.
Das liegt erst mal fernab von unseren üblichen Dev- und Projektthemen, hat aber trotzdem seine Daseinsberechtigung: unser Team lebt Musik genau so wie Tech und Design und um Kunden ein inspirierendes Erlebnis auf unseren Plattformen bieten zu können müssen wir alle verstehen, was unsere Kunden so treiben und brauchen.
Konkret hat Juli uns also eines seiner Mixing-Projekte Schritt für Schritt vorgestellt, sodass auch Kollegen, die so gar keinen Plan vom Thema hatten (ich, hihi) nachvollziehen konnten, was genau er da getrieben hat und was bei dieser Art von Magie am Ende rauskommt.
Im Mittelpunkt stand dabei ein Voice Sample aus dem K-Pop Genre, um das Juli live mit uns gemeinsam einen Track produziert hat, den man irgendwo zwischen K-Pop und Metalcore einsortieren kann. Wir konnten also zuschauen und -hören, wie er einzelne Sounds zusammengebastelt und schlussendlich alles zu einem stimmigen Song zusammengefügt hat.
Inklusive Bereinigung durch Equalizer, damit jeder Sound in seiner ganz speziellen Ebene glänzen kann und Überprüfung der Phasenverschiebung. Damit sich Sounds auf derselben Ebene nicht gegenseitig aufheben und das Ganze in den Ohren zu undefinierbarem Brei verschwimmt ist es nämlich wichtig, Höhen und Tiefen einzelner Sounds so übereinander zu legen, dass sie sich möglichst annähern und so für ein sauberes Klangbild sorgen.
Eigentlich ist sowas in 45 Minuten nicht zu wuppen, Juli hat aber alles so weit vorbereitet, dass wir in jeden Arbeitsschritt reinschnuppern und Fragen stellen konnten. Die Gelegenheit haben auch alle direkt genutzt – nach etwas über einer Stunde mussten wir die Bühne gewaltsam per Spedivernichter für den nächsten Slot räumen. Man munkelt aber, dass Juli Wochen später noch nach Tipps und Tricks gefragt wurde, weil der Vortrag einfach so cool war und viele inspiriert hat mal wieder einen Remix zu zaubern.

Remote: ja, nein, vielleicht?

Einen Open Space remote zu organisieren bringt natürlich ein paar Veränderungen mit sich. Post-Its müssen auf virtuelle Boards geklebt werden, man kann sich zwischen zwei Sessions nicht auf dem Weg zu einem anderen Raum die Beine vertreten und Snacks abgreifen. Und die Hürde, mit anderen in den Austausch zu gehen ist wie immer etwas höher.

Dadurch, dass alle zwischen den Sessions immer mal wieder im Meet zusammengekommen sind gab es dann aber doch viele Möglichkeiten, zu schnacken und nachzufragen, was man denn da gerade auf Bühne 2 verpasst hat. Die Sessions leicht zeitversetzt anzusetzen hat hier definitiv geholfen, weil sich so kleinere Grüppchen ergeben haben in denen das Eis deutlich leichter bricht als in einem Meet mit 50 Leuten. Generell wurde niemand gezwungen, sich zu jeder Zeit vor einer der Bühnen berieseln zu lassen. Wenn man also nach einer Session reflektieren oder noch ein bisschen diskutieren wollte, war auch dafür Platz im Meet.

Ein Tipp noch für alle, denen ein Tool für ihre Session nicht genug ist: testet vorher unbedingt die Abweichungen bei der Latenz. Ein YouTube Livestream hatte in unserem Falle etwa 2 Sekunden Delay zu Discord, sodass es bei weniger gut eingespielten Teams schon mal zu Verwirrungen kommen kann.

Und, Webteam? Wie war’s?

Es ist wohl kein Geheimnis, dass der Open Space gut ankam. Sonst würde dieser Blogartikel irgendwas mit "waste of time, macht’s einfach nicht" heißen. Dem Team hat’s gefallen und alle haben was Neues gelernt. Nicht selten fallen Wörter wie "FETT" oder "MEEEGA", wenn man nach dem Open Space fragt. Die allermeisten konnten auch alle Sessions besuchen, für die sie sich interessiert haben und sich gut mit Kollegen aus anderen Teams austauschen. Unser Fazit also: bestens geeignet für alle, die mal ihren Alltag durchbrechen wollen ohne dabei unproduktiv oder im Urlaub zu sein. Teambuilding, auch über alle unsere Teams verteilt und neue Perspektiven auf unsere tägliche Arbeit konnten hier dick punkten, sodass der Open Space 2021 bestimmt nicht der letzte sein wird.

Bits, Beats, Ops-Team

Bits, Beats, Ops-Team

Jemand muss den Shop ins Internet bringen. Das ist unsere Mission.
Hello, Webteam

Hello, Webteam

Wir sind das Thomann Webteam, wir basteln den Webshop und die Thomann App.
Das kann Kanban

Das kann Kanban

Die Idee hinter dem Kartenschieben – mit einem knusprigen Nachwort.
ThomannUI: Der Beginn einer Component Library

ThomannUI: Der Beginn einer Component Library

Ein Einblick in die Component Library auf Basis von React von Julian Kern